La dématérialisation: un enjeu aussi bien économique qu’écologique

24 Février 2020

Quels sont les avantages de la dématérialisation ? 

 

La transformation digitale est un sujet central de toute entreprise, association ou organisation soucieuse d’accroître son efficacité. La dématérialisation des documents est un enjeu qui concerne tous les secteurs. Les factures, contrats, feuilles de paies, signatures et autres documents se digitalisent. Par ailleurs, la dématérialisation est une mesure phare de la politique gouvernementale actuelle.

 

La dématérialisation permet tout d’abord d’obtenir un gain de temps non négligeable, car les données sont accessibles à tout moment et par tous les acteurs concernés. Les solutions d'hébergement dans le “Cloud”, sur des serveurs, permettent une accessibilité accrue. De plus, ce gain de temps entraîne un gain d’argent qui se caractérise par des économies d’impression, de frais d’affranchissement, etc. Par définition, la dématérialisation permet donc un gain de productivité.

 

Bien que l’enjeu principal de la dématérialisation soit d’ordre économique, un second enjeu à prendre en compte est l’aspect RSE et écologique. En effet, les solutions de dématérialisation permettent de réduire la consommation en papier et en encre. En moyenne, un employé consomme plus de 2500 feuilles de papier par an.  Avoir les documents au format numérique est la responsabilité de tous afin d’agir pour l’environnement

 

Enfin, la dématérialisation permet d’automatiser la transmission des documents et de fluidifier le système. Aujourd’hui, la majorité des solutions peuvent se connecter sans intervention humaine. Les personnes qui utilisent encore du papier peuvent se tourner vers des tâches à plus forte valeur ajoutée. Elles en seront d’autant plus contentes d’exploiter leurs compétences à leur plein potentiel. 

 

Des exemples concrets de dématérialisation

 

Pour tout ce qui concerne la gestion de la paie, factures, preuves d’achat, PayFit est une solution française s’imposant sur le marché. Pour ce sujet complexe, à la fois financier et légal, la startup propose un système innovant pour dématérialiser, centraliser et faciliter la gestion des documents de paie. Une mauvaise gestion de ces documents ou leur perte peuvent entraîner des conséquences graves pour l’entreprise. La dématérialisation assure que tous les documents soient facilement trouvable en cas de demande ou de contrôle. 

 

Les ressources humaines doivent aussi gérer les contrats et autres documents RH. People-Doc est une autre référence dans ce domaine, avec une solution permettant de visualiser tous les documents depuis une plateforme web. Les employés peuvent avoir accès aux documents qui les concernent en fonction des droits accordés. La solution est flexible et permet un partage de l'information plus rapide, visuel et digital.  L'intérêt premier de cette solution est de limiter les échanges physiques entre les ressources humaines et les employés pour gagner du temps.

 

Les signatures peuvent aussi se dématérialiser, que ce soit pour la signature d’un contrat ou pour une feuille de présence. Dans les organismes de formation, la signature des apprenants sur des feuilles d'émargement est encore souvent faite au format papier. La start-up Edusign permet de résoudre ce problème en digitalisant la feuille d'émargement via smartphone ou tablette. Comme pour les autres solutions, dématérialiser la signature est rentabilisé rapidement par toutes les économies de temps, papier, et autres ressources limitées. 

 

Finalement, presque tous les documents au format papier peuvent se dématérialiser. Il faut néanmoins faire attention aux exigences légales et faire appel à des experts pour identifier au mieux les besoins prioritaires. 

 

Être accompagné dans ses processus de dématérialisation

 

Comme expliqué précédemment, la dématérialisation présente de nombreux avantages en termes de temps, d’argent, de productivité et d’impact environnemental. La mise en place des processus de dématérialisation peut néanmoins s’avérer complexe puisqu’elle nécessite de prendre en compte de nombreux aspects différents au sein d’une organisation.

 

Il faut tout d’abord prendre en compte le fonctionnement actuel de l’organisation afin d’identifier les points critiques pouvant impacter la transformation et la mise en place d’une stratégie de dématérialisation. IÉSEG CONSEIL peut vous accompagner sur ce point en réalisant un audit de processus permettant d’identifier les failles de vos processus et d’y apporter des solutions adaptées.

 

Il convient également d’analyser l’impact économique que peut engendrer la dématérialisation au sein de votre structure. Une analyse financière vous permettra de mieux comprendre les impacts de cette transformation sur votre activité.

À l’image d’Edusign, de plus en plus de sociétés voient le jour afin d’accompagner des organisations à se dématérialiser. Si c’est votre cas, nous pouvons vous accompagner avec la réalisation d’une étude de marché ou d’un business plan.

L'application d'émargement Edusign

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